Für die Führung und Aufbewahrung der Akten ist die Schule, vertreten durch die Schulleiterin bzw. der Schulleiter verantwortlich. Sie oder er muss geeignete organisatorische Maßnahmen treffen oder entsprechend delegieren, um die Sicherheit der Aktenführung und Aufbewahrung zu gewährleisten. Folgende Vorkehrungen ermöglichen einen Schutz der Akten vor unbefugten Zugriffen:
- Zutrittskontrolle: Der Raum, in denen die Akten aufbewahrt werden, darf nur für befugte Personen zugänglich sein. Es empfiehlt sich, die Aktenschränke in Räumen aufzustellen, die nicht für jedermann zugänglich sind.
- Zugangskontrolle: Die Aktenschränke müssen abschließbar sein. Die Schlüssel dürfen nur berechtigten Personen ausgegeben werden.
- Zugriffskontrolle: Um zu gewährleisten, dass nur berechtige Lehrkräfte auf die Akten derjenigen Schülerinnen und Schüler zugreifen können, die sie unterrichten, sollten die Akten von der Verwaltungskraft oder der Schulleitung an die Lehrkräfte herausgegeben werden. Akten dürfen keinesfalls mit nach Hause genommen werden.
Aktenbestandteile dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorsieht. Daher muss der Aktenbestand möglichst jährlich bearbeitet und ordnungsgemäß gepflegt werden. Die für die Schule geltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen sind in § 17 der SchDSVin Verbindung mit Anlage 3 Teil A aufgeführt. Näheres zur Aufbewahrung findet sich in Nr. 3.3.7 dieser Handreichung.