I. Was ist „Rainbow“?
„Rainbow“ ist ein Webkonferenzsystem, mit dem virtuelle Konferenzräume erstellt werden können. Im Rahmen von Dienstversammlungen, Fortbildungsangeboten und bei allgemeinen Besprechungen nutzt das Hessisches Kultusministerium das Konferenztool als Verantwortlicher.
Im Rahmen der Nutzung der Anwendung kommt es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten. Der Anbieter von Rainbow hat auf seiner WebsiteÖffnet sich in einem neuen Fenster seinerseits Hinweise bereitgestellt, inwieweit es im Rahmen der Nutzung der Anwendung zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten kommt.
II. Wer ist Verantwortlicher für die Datenübermittlung?
Das Hessisches Kultusministerium ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
1. Anschrift des Verantwortlichen
Hessisches Kultusministerium,
Luisenplatz 10,
65185 Wiesbaden
2. Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter des Hessisches Kultusministerium,
Luisenplatz 10,
65185 Wiesbaden
Datenschutzbeauftragter.Hkm@kultus.hessen.de
III. Datenverarbeitung bei der Nutzung von „Rainbow“:
Wenn Sie den durch das Hessisches Kultusministerium zur Verfügung gestellten Dienst (Rainbow) für die Durchführung von Videokonferenzen oder digitalen Veranstaltungen nutzen, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Pseudonym, Benutzerkennung
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
- Inhaltliche Meetingdaten: Audio-, Video-, ggf. Text- und Bilddaten, die während des Meetings geäußert/ gezeigt werden
Eine Aufzeichnung des Meetings oder einzelner Inhalte erfolgt nicht.
IV. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten:
Die Verarbeitung Ihrer o.g. personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen Rainbow als Tool für die Durchführung von Videokonferenzen und digitalen Veranstaltungen zur Verfügung stellen und die Veranstaltungsformate über Rainbow abwickeln zu können.
V. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:
- Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Rainbow Ihre Einwilligung einholen, ist die Einwilligung in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Ihre Einwilligung erfolgt freiwillig und erfolgt durch Versand dieses Schreibens im Vorfeld der Veranstaltung und Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung in Kenntnis der vorliegenden Informationen.
- Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Rainbow für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, ist der Vertrag bzw. die vorvertragliche Maßnahme in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
- Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Rainbow zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das Hessisches Kultusministerium unterliegt, ist die rechtliche Verpflichtung in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c) DS-GVO die Rechtsgrundlage.
- Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Rainbow für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Hessisches Kultusministerium übertragen wurde, so ist die Norm, die die Aufgabe zuweist, in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e) DS-GVO Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
- Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Rainbow für die dienstliche Aufgabenstellung erforderlich ist und ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und dem Land Hessen besteht, ist Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 23 Hessisches Datenschutz und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
VI. Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten:
Ihre bei der Nutzung von Rainbow erhobenen personenbezogenen Daten werden an keine Empfänger innerhalb oder außerhalb des Hessisches Kultusministerium weitergegeben.
VII. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten:
Ihre personenbezogenen Daten, die im Zuge des Einsatzes von Rainbow verarbeitet werden, werden mit Beendigung der jeweiligen Rainbow-Session gelöscht. Dies gilt nicht für persönliche Benutzerdaten, falls Sie auf eigene Veranlassung ein Nutzerkonto bei Rainbow angelegt haben.
VIII. Ihre Rechte als Betroffene*r:
Nach Art. 15 DS-GVO haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft gegenüber dem Verantwortlichen. Nach den Art. 16, 17, 18, 20 und 21 DS-GVO steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung unzutreffender Angaben, u. U. ein Recht auf Löschung, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Recht auf Datenübertragbarkeit und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu.
Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen. Für das Hessisches Kultusministerium ist dies der
Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1,
65189 Wiesbaden
Telefon: 0611-1408 0 Telefax: 0611-1408 611
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de.