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Schulverwaltung

Akteneinsichtsrecht

Das Recht auf Einsichtnahme in die Schülerakte ergibt sich aus § 72 Abs. 5 HSchG in Verbindung mit § 16 SchDSV.

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Danach haben Eltern als Betroffene, die Eltern minderjähriger Schülerinnen und Schüler, noch minderjährige Schülerinnen und Schüler nach Vollendung des 14. Lebensjahres neben den Eltern, volljährige Schülerinnen und Schüler und bevollmächtigte Eltern volljähriger Schülerinnen und Schüler sowie sonstige von den Eltern oder volljährigen Schülerinnen und Schülern Bevollmächtigte das Recht auf Einsichtnahme in die Akten, in denen Daten über sie gespeichert sind.

Folgenden Akten bzw. Dokumente können hier insbesondere in Frage kommen:

  • die allgemeine Schülerakte
  • Prüfungsunterlagen
  • Akten zu Ordnungswidrigkeitsverfahren
  • Akten der Schulaufsichtsbehörden
  • Akten des schulärztlichen Dienstes.

Das Recht auf Akteneinsicht erstreckt sich jedoch nicht auf die Daten anderer Personen. Wenn die Daten der Betroffenen mit Daten Dritter derart verbunden sind, dass die Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist, müssen Maßnahmen, wie beispielsweise Schwärzungen, vorgenommen werden, falls keine Einwilligung des Dritten vorliegt. 

HSchG

Jugendliche, die Eltern und volljährige Schülerinnen und Schüler haben das Recht, Akten der Schule, Schulaufsichtsbehörden und des schulärztlichen Dienstes, in denen Daten über sie gespeichert sind, einzusehen. Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn die Daten der Betroffenen mit Daten Dritter derart verbunden sind, dass die Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist den Betroffenen über die zu ihrer Person gespeicherten Daten Auskunft zu erteilen.

Praxistipp

Die Akteneinsicht sollte immer unter Anwesenheit einer Aufsichtsperson stattfinden. Über die Einsichtnahme ist ein Aktenvermerk anzufertigen. 

Vor der Akteneinsicht müssen Aktenteile, die personenbezogene Daten Dritter (zum Beispiel Daten von Mitschülerinnen oder Mitschüler oder Eltern) enthalten, ausgesondert oder verdeckt oder gegebenenfalls geschwärzt werden, wenn der Dritte nicht seine Einwilligung in die Einsicht gegeben hat und wenn ein berechtigtes Schutzbedürfnis vorliegt. Willigt die volljährige Schülerin oder der volljährige Schüler ein, können auch Dritte (zum Beispiel Eltern, Rechtsbeistände etc.) Einsicht in die Schülerakte der betroffenen volljährigen Schülerin oder des Schülers nehmen.

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