Die dienstliche E-Mail-Nutzung nach der Richtlinie zur Nutzung von dienstlichen E-Mail-Adressen durch Beschäftigte und Beamtinnen und Beamten des Landes Hessen an Schulen (E-Mail-Richtlinie Schule) vom 8. Juli 2020 (ABl. S. 316) ermöglicht eine datenschutzkonforme Kommunikation zwischen den Lehrkräften, sonstigen Beschäftigten sowie Eltern und Schülerinnen und Schülern.
Die vom Land Hessen zur Verfügung gestellten personalisierten dienstlichen E-Mail-Konten sind ausschließlich zur dienstlichen Nutzung vorgesehen und seit dem 1. August 2021 verpflichtend. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, zu denen auch das Speichern und Übermitteln der Schüler- und Elterndaten zählt, ist nach § 83 Abs. 1 HSchG in Verbindung mit § 2 SchDSV zulässig. Danach dürfen die in der Anlage 1 genannten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern von der dafür zuständigen Lehrkraft verarbeitet werden, soweit dies im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgabenstellung zu einem bestimmten Zweck erforderlich ist.
Für personenbezogene Daten von Lehrkräften und sonstigen Beschäftigten gilt ebenfalls, dass diese nur im Rahmen der geltenden Rechtsgrundlagen nach § 83 Abs. 1 HSchG in Verbindung mit § 2 und Anlage 1 der SchDSV sowie nach Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 23 HDSIG und den für das jeweilige Beschäftigungsverhältnis maßgeblichen Vorschriften verarbeitet werden dürfen, soweit dieses für die dienstliche Aufgabenstellung erforderlich ist.
Nähere datenschutzrechtliche Hinweise zur Nutzung der dienstlichen E-Mail-Konten finden sich auf der Internetseite des Hessischen Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen, abrufbar auf der Webseite des Ministeriums: