Unterrichtsdokumentation
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Die Nutzung von elektronischen Klassenbüchern oder Kursheften ist nach § 83a HSchG in Verbindung mit § 11 Abs. 1 Satz 2 SchDSV grundsätzlich möglich.
Sowohl in analogen als auch in digitalen Klassenbüchern bzw. Kursheften dürfen nur die in Anlage 1 Teil A unter Nr. 5 der SchDSVÖffnet sich in einem neuen Fenster genannten personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Nach fünf Jahren sind Klassen- und Kursbücher nach Anlage 3 Teil A Nr. 5.2 der SchDSV zu vernichten.
(1) In Klassenbüchern oder Kursheften dürfen die in Anlage 1 Teil A unter Nr. 5 genannten Daten er fasst werden. Klassenbücher oder Kurshefte dürfen nach den Vorgaben des § 83a des Hessischen Schulgesetzes in digitaler Form geführt werden.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen disziplinarische Verstöße von Schülerinnen und Schüler nicht in Klassenbüchern eingetragen werden. Zulässig wären solche Einträge lediglich in Kursheften, da diese bei den jeweiligen Lehrkräften verbleiben und somit vor Einblicken unberechtigter Personen geschützt sind.
Generell empfiehlt es sich, Vorfälle mit Datum und Uhrzeit in der Schülerakte auf einem Einlegeblatt festzuhalten. Sowohl Klassenbücher als auch Kurshefte müssen vor der Einsichtnahme Unberechtigter geschützt und an geeigneten Orten aufbewahrt werden.
Ist die Einführung digitaler Klassenbücher geplant, muss sichergestellt werden, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden (zum Beispiel Rechtevergabe nach Rollen). Bei der Nutzung von digitalen Klassenbüchern und Kursheften müssen die Zugriffsrechte eingehalten werden, wenn diese nur digital genutzt werden. Ebenso muss die rechtssichere Aufbewahrung und die Verfügbarkeit gewährleistet werden.
Soweit die jeweilige digitale Anwendung die revisionssichere Aufbewahrung und Verfügbarkeit im Rahmen der Aufbewahrungsfristen nicht zusichert, wird von einer ausschließlichen Aufbewahrung der Daten innerhalb der digitalen Anwendung abgeraten. In dem Fall wird zum jeweiligen Schuljahresende eine ergänzende Sicherung, zum Beispiel als pdf-Dokument (oder Ausdruck) empfohlen.
