Da diese Dokumente personenbezogene Daten enthalten, müssen sie so aufbewahrt werden, dass sie vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sind. Das gilt insbesondere, wenn sensible Daten (Angaben zum Gesundheitszustand) enthalten sind (vgl. Art. 9 DS-GVO). Hierfür eignet sich die Schülerakte oder ein separater Ordner. Die Aufbewahrung solcher Dokumente in einem Klassenbuch ist nicht zulässig.
Ärztliche Atteste sind weder im Original noch in Kopie zur Schülerakte zu nehmen. Es genügt lediglich die Einsichtnahme (Prüfung des Attestes) sowie ein schriftlicher Hinweis in der Schülerakte, dass ein Attest vorgelegt wurde. Soweit es als erforderlich betrachtet wird, kann der Name des ausstellenden Arztes dokumentiert werden.
Medizinische und psychologische Gutachten und sonstige Unterlagen mit besonders sensiblen Daten müssen nach § 8 Abs. 5 SchDSV in einem verschlossenen Umschlag in der Schülerakte aufbewahrt werden. Bei einer Einsichtnahme in diese Unterlagen muss der Name der Leserin oder des Lesers, das Datum und der Grund der Einsichtnahme auf dem Umschlag mit Unterschrift vermerkt werden. Der Umschlag ist nach jeder Einsichtnahme wieder zu verschließen.
Sind solche Daten in elektronischen Dateien gespeichert, ist sicherzustellen, dass die Speicherung nur auf Datenverarbeitungseinrichtungen der Schule und in verschlüsselter Form erfolgt und die Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung nach § 59 HDSIG Öffnet sich in einem neuen Fensterbeachtet werden.