Dabei geht es nicht nur um den Schutz bei der Speicherung bzw. Ablage der Daten auf den Geräten, sondern auch um den Schutz der Daten während der Verarbeitung bzw. der Übertragung oder des Transports. Außerdem muss gewährleistet sein, dass Daten bei Verlust wiederhergestellt werden können. Der Schutz der personenbezogenen Daten muss in der Schule sowie am häuslichen Arbeitsplatz nach Art. 32 Abs. 1 Buchst. d DS-GVO in Verbindung mit § 20 Abs. 2 SchDSV durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt werden.
Technische Maßnahmen sind solche, die physisch umsetzbar sind, beispielsweise durch:
- Schränke und Räume in denen personenbezogene Daten verwaltet werden, (zum Beispiel das Sekretariat, Büros der Schulleitungen und der Serverraum) müssen abschließbar sein.
- Besonders sensible personenbezogene Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten) müssen in einem Umschlag innerhalb der Schülerakte oder in einem gesonderten Aktenschrank aufbewahrt werden.
- Computer und Netzwerke müssen mit Passwörtern, Virenschutz und Firewalls gegen unberechtigte Zugriffe geschützt werden.
Unter organisatorischen Maßnahmen sind alle nichttechnischen Maßnahmen zu verstehen, mit denen die Datensicherheit erreicht werden soll. Das sind zum Beispiel:
- die Erstellung und Einbindung eines schulischen Datenschutzkonzeptes,
- regelmäßige Datenschutzschulungen,
- regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung von Zugriffsrechten,
- regelmäßige Änderung von Passwörtern,
- regelmäßige Updates der Software.