Im Sinne der Datensparsamkeit sollten so wenig wie möglich personenbezogene Daten in den Vertretungsplänen verwendet werden. Auf den Plänen sollte daher lediglich bekannt gegeben werden,
- wann (Datum und Stunde),
- wer (Klasse bzw. Kurs),
- was (Fach),
- durch wen (Namenskürzel der Lehrkraft) und
- wo (Raum) die Klasse oder der Kurs vertreten wird.
Diese Angaben erfüllen in der Regel den gewünschten Zweck. Von Veröffentlichungen der Vertretungspläne im Internet sollte grundsätzlich abgesehen werden.
Die Veröffentlichung der Pläne auf einer gesicherten Internetplattform (zum Beispiel das Schulportal Hessen), die nur für eine geschlossene Benutzergruppe über einen Login zugänglich sind, ist hingegen möglich. Der Grund der Vertretung darf nicht angegeben werden, da Angaben über Krankheit etc. zu den besonders vertraulich zu behandelnden Daten gehören.